Loading...
Av EasyHours | 5 april 2025
En praktisk guide till de nya kraven på arbetstidsregistrering för svenska företag
Taggar: arbetstidsregistrering, lagkrav, smf, tidsregistrering
Den 1 juli 2024 trädde en ny lag i kraft som kräver arbetstidsregistrering för alla anställda i Sverige. Särskilt för små och medelstora företag kan det kännas överväldigande att plötsligt behöva registrera arbetstid dagligen. Vad innebär de nya tidsregistreringskraven och hur kommer man igång?
Oroa dig inte – i detta blogginlägg besvarar vi de vanligaste frågorna om registrering av arbetstid på ett klart och lugnande språk utan juridisk eller teknisk jargong.
Vi går igenom ämnen som: Vem ska registrera tid? Hur ska arbetstid registreras? Vad gäller för hemarbete? Vad är en självplanerare? Hur ska data lagras? och Vilka system kan användas? Till sist får du också ett tips om en enkel lösning som säkerställer att ditt företag uppfyller alla arbetstidsregler utan krångel.
Kort sagt: Alla arbetsgivare och anställda omfattas av kravet på arbetstidsregistrering. Oavsett om ditt företag är stort eller litet, och oavsett om de anställda är heltid, deltid, i flexjobb eller timanställda, måste deras arbetstid registreras dagligen. Även en anställd som bara arbetar några timmar i veckan måste registrera sina timmar.
Det finns bara några få möjliga undantag. Toppchefer (t.ex. en verkställande direktör som juridiskt inte betraktas som "anställd") kan falla utanför kravet. Dessutom finns begreppet "självplanerare" – anställda i särskilda positioner med hög grad av autonomi. Dessa kan undantas från registrering, men det kräver specifikt avtal (läs mer om självplanerare längre ner). För de flesta företag kommer detta dock inte att vara aktuellt, så räkna med att alla anställda måste registrera sin arbetstid.
Den nya lagen kräver att ni registrerar varje anställds totala arbetstid för varje dag. Det vill säga antalet timmar som individen har arbetat en given dag. Ni behöver inte notera exakt när på dagen arbetet utfördes (start- och sluttid är inte nödvändigt) – bara hur många timmar som arbetades totalt den dagen. Om en anställd t.ex. arbetar 7 timmar på kontoret och senare 1 timme hemma på kvällen, ska dagen registreras som totalt 8 timmar.
Vem utför registreringen, och hur ofta? Det vanligaste är att den anställde själv registrerar sina timmar, t.ex. via ett tidsregistreringssystem eller ett tidsschema. Lagen säger inget om hur ofta det ska ske – det kan vara dagligen, veckovis eller efter varje avslutad uppgift, beroende på vad som är meningsfullt i ert företag. Det viktiga är att registreringarna är tillförlitliga. Det rekommenderas att föra tiden löpande (helst dagligen eller nära inpå), medan det fortfarande är färskt i minnet, för att undvika fel. Som arbetsgivare kan det vara en bra idé att skapa några enkla interna riktlinjer för hur och när anställda ska registrera sin arbetstid, så att alla gör det korrekt och konsekvent.
Vad ska registreras som arbetstid? Det är endast den faktiska arbetstiden som ska registreras. Pauser som är självbetalda (alltså där medarbetaren inte får lön och inte står till förfogande för arbete) ska inte räknas med. Däremot ska alla arbetstimmar registreras – även om de eventuellt är övertid utan extra lön eller arbete utfört på udda tider. Lönens eller betalningens art är irrelevant för registreringen – det avgörande är om tiden används för arbete.
Gäller kravet även vid hemarbete? Ja – hemarbete ska registreras på samma sätt som arbete på arbetsplatsen. Om en medarbetare arbetar från hemmakontoret en dag eller tar ett par extra timmar på kvällen hemma, ska dessa timmar läggas till den aktuella dagens totala arbetstid. Den nya lagen gör ingen skillnad på var arbetet utförs; det viktiga är att alla dagens arbetstimmar inkluderas i registreringen.
Det är värt att notera att reglerna om vilotid är lite flexibla vid tillfälligt hemarbete. Normalt säger 11-timmarsregeln att en medarbetare ska ha 11 sammanhängande timmars vila inom varje 24 timmar. Om en medarbetare frivilligt arbetar lite hemma på kvällen (utöver normal arbetstid), räknas dessa timmar naturligtvis som arbete, men det betraktas inte som ett brott mot vilotidsreglerna – förutsatt att det är tillfälligt och organiserat av medarbetaren själv. Med andra ord behöver ni inte oroa er för att bryta mot vilotidslagen om en anställd ibland väljer att arbeta senare hemifrån. Är hemarbete däremot en fast eller väsentlig del av jobbet, gäller de vanliga vilotidsreglerna som normalt. Oavsett vad, ska all arbetstid registreras, oberoende av om den sker på kontoret, i fält eller hemma.
"Självplanerare" är ett begrepp från arbetstidsreglerna som omfattar vissa anställda i positioner med en mycket hög grad av frihet att själva planera sitt arbete. En anställd anses vara en självplanerare om personen antingen helt kan bestämma när arbetet utförs, eller om arbetstiden inte alls kan mätas eller fastställas i förväg på grund av jobbets karaktär. Vanligtvis handlar det om ett fåtal personer, t.ex. vissa toppchefer eller specialister, som inte har en fast rutin eller mötestid och i praktiken själva disponerar över sin tid.
För att en anställd verkligen ska kunna undantas som självplanerare måste det avtalas och framgå uttryckligen av anställningskontraktet. Om en person klassificeras som självplanerare innebär det att denne kan undantas från kravet på tidsregistrering (och de är vanligtvis också undantagna från vissa delar av vilotidsreglerna och 48-timmarsgränsen). Viktigt: Självplanerare är undantaget som bekräftar regeln. De allra flesta anställda är inte självplanerare. Med andra ord bör ni endast använda detta undantag i helt särskilda fall. Om ni är osäkra på om en viss position kan anses som självplanerande, måste en konkret bedömning göras – och som nämnt kräver det ett skriftligt avtal. För de flesta företag kommer alla anställda att behöva registrera arbetstid helt normalt.
Hur länge och hur ska vi spara registreringarna? Ni måste spara dokumentationen för registrerad arbetstid i minst 5 år. Detta krav innebär att de dagliga tidrapporterna eller data i ert system måste kunna hämtas fram även många år senare. Dessutom ska medarbetaren ha tillgång till sina egna registrerade data. Både nuvarande och tidigare anställda har rätt att få information om hur mycket de arbetade under en viss period, även upp till fem år tillbaka i tiden.
För praktisk hantering innebär det att era tidsregistreringsdata måste lagras säkert och strukturerat. Använd ett system eller en metod där data inte kan ändras i smyg eller gå förlorade. Ni bör också säkerställa att ni kan lämna ut eller visa en anställd alla sina registreringar för de senaste 5 åren, om personen begär det. Om systemet är mycket besvärligt att hämta data från kan det vara ett problem – den anställdes tillgång till informationen måste vara "tillgänglig" i praktiken.
Kom också ihåg att behandla registreringarna konfidentiellt, eftersom de kan innehålla känslig personlig information om anställdas arbetstid och eventuell frånvaro. Följ gärna allmänna riktlinjer för personuppgifter/GDPR, t.ex. se till att endast relevanta personer har tillgång till data, och radera informationen när lagringsperioden löper ut. Men som utgångspunkt: ha en lösning som automatiskt sparar alla arbetstidsregistreringar i minst fem år och gör det möjligt att återfinna dem per anställd vid behov.
Behöver vi investera i ett dyrt digitalt system? Inte nödvändigtvis – lagen ger er metodfrihet att välja ett tidsregistreringssystem, så länge det uppfyller kraven på att vara "objektivt, pålitligt och tillgängligt." Det vill säga att systemet ska kunna mäta den totala dagliga arbetstiden exakt (objektivt), man ska kunna lita på data (pålitligt), och både arbetsgivare och anställd ska kunna få tillgång till informationen (tillgängligt).
I praktiken kan tidsregistrering utföras på många sätt. Det kan vara helt enkelt, t.ex. ett papper eller ett kalkylblad där den anställde skriver ner sina timmar. Det kan också vara en elektronisk stämpelklocka, ett projektstyrningsverktyg med tidrapportering eller en dedikerad tidsregistreringsapp. Det finns inget krav på att det måste vara digitalt – en fysisk anteckningsbok eller ett mejl med dagens timmar kan i princip fungera. Men i verkligheten är en digital lösning ofta en stor fördel. Digitala system kan automatiskt säkerställa att data lagras säkert i 5+ år, de kan skydda mot fel och fusk (t.ex. genom att låsa tidigare registreringar), och de gör det lättare att ge de anställda insikt i sina egna timmar.
Vad ni än väljer, se till att systemet passar er vardag. Har ni få anställda och en enkel drift, kan ni kanske klara er med ett enkelt schema. Har ni många anställda eller varierande arbetstider, kan ett digitalt tidsregistreringssystem spara er mycket tid och besvär. Överväg också integration med lönesystemet eller scheman, om det är relevant – vissa system kan registrera arbetstid automatiskt utifrån t.ex. inloggningar eller passerkort, men det är inget krav.
Tips: Det viktigaste är att er lösning uppfyller lagkraven. Ni kan läsa mer om fördelar och nackdelar med olika metoder i vår artikel om fördelar med digital tidsregistrering. Behöver ni hjälp med att komma igång, kan ni också följa guiden med de 5 stegen för att införa arbetstidsregistrering i företaget.
Att införa arbetstidsregistrering behöver inte vara svårt. EasyHours.se är ett bra exempel på en lösning som gör det enkelt att följa alla lagkrav. Med EasyHours kan medarbetarna registrera sin arbetstid snabbt (även via mobil), och systemet ser automatiskt till att alla data lagras säkert i 5 år. Samtidigt har både ledning och anställda alltid tillgång till nödvändig information. EasyHours är specifikt designat för att vara enkelt, pålitligt och fullt ut lagligt, så ni kan fokusera på er verksamhet istället för administration.
Skulle du vilja prova det i ditt företag? Besök EasyHours.se för att läsa mer och komma igång med en gratis provperiod. Låt EasyHours hjälpa er att göra arbetstidsregistrering enkel, effektiv och compliant – så är ni i framkant med de nya kraven utan onödigt extra arbete. ✅