Loading...
Av EasyHours | 3 april 2025
En lättförståelig guide till hur du kan börja med tidrapportering i ditt företag
Taggar: tidrapportering, lagkrav, eu-regler, arbetstid, vilotid, tidsregistrering, svensk lagstiftning
Från och med den 1 juli 2024 träder ny EU-lagstiftning i kraft som gör systematisk registrering av arbetstid obligatorisk för alla arbetsgivare. Det betyder att alla företag – stora som små – måste registrera medarbetarnas dagliga arbetstid. Om du driver ett litet eller medelstort företag kanske du tänker att det låter överväldigande med extra administration. Oroa dig inte – det behöver inte vara svårt att komma igång med tidrapportering. I denna guide förklarar vi varför det är viktigt att börja nu och visar 5 enkla steg för att införa tidsregistrering i ditt företag utan stress eller juridisk jargong.
För mer bakgrund om de nya reglerna kan du läsa vårt introduktionsinlägg om lagkravet, och har du frågor hittar du svar i vår FAQ-artikel. Här fokuserar vi på praktiska steg som ger dig sinnesro och säkerställer att ditt företag snabbt följer den obligatoriska arbetstidsregistreringen.
Att komma igång snabbt med arbetstidsregistrering är viktigt av flera skäl. För det första måste ditt företag enligt lag ha ett system för tidsregistrering på plats senast den 1 juli 2024. Ju tidigare ni startar, desto mer tid har ni att hitta rätt lösning och vänja er vid de nya rutinerna innan tidsfristen. För det andra undviker ni stress och panik inför deadline – genom att vara ute i god tid säkerställer ni att allt fungerar och att ni följer reglerna, så ni slipper potentiella böter eller anmärkningar. Läs mer om lagkraven för tidsregistrering för att få en fullständig översikt.
Dessutom ger en tidig start lugn och överblick. Ni kan steg för steg implementera arbetstidsregistreringen och justera under tiden, istället för att kasta er in i det i sista stund. Slutligen kan en bra lösning för tidsregistrering också ge positiva bieffekter: bättre överblick över arbetstimmar, mer rättvis fördelning av uppgifter och säkerhet för att ingen arbetar för mycket. Kort sagt – det kan faktiskt gynna både företaget och medarbetarna.
Nedan går vi igenom fem konkreta steg som hjälper er att snabbt och enkelt komma igång med arbetstidsregistrering i praktiken.
Första steget är att sätta dig in i exakt vad den nya lagen kräver. Kort sagt innebär lagen att alla medarbetares dagliga arbetstid ska registreras på ett tillförlitligt och tillgängligt sätt. Varje dag ska alltså registreras hur många timmar (och minuter) den enskilde har arbetat. Du behöver inte registrera när på dagen arbetet utförts, bara den totala dagliga arbetstiden. Det är viktig kunskap, eftersom det gör uppgiften mer överskådlig – har en medarbetare till exempel arbetat sina normala 7,5 timmar, så är det det som ska noteras.
Se till att du informerar dig om detaljerna i lagkravet: Vem i ert företag omfattas (vanligtvis alla anställda, förutom t.ex. högsta ledningen och egenföretagare), och om det finns särskilda regler ni måste ta hänsyn till i er bransch. Du behöver inte bli expert på juridik, men få en övergripande översikt. Vårt introduktionsinlägg täcker lagens huvudpunkter på ett enkelt språk, om du vill ha hela bilden. Med denna kunskap i bagaget är du redo för nästa steg.
Nu när du känner till kraven, ska du välja hur ni vill registrera arbetstid. Lagen ställer inga specifika krav på systemet – det kan vara allt från ett enkelt Excel-ark eller en anteckningsbok till ett digitalt tidsregistreringssystem. För ett mindre företag är det dock en fördel att välja en enkel, digital lösning. Ett digitalt verktyg (t.ex. en app eller online-system) gör tidsregistrering lekande lätt i vardagen och minimerar risken för fel och glömda registreringar.
Fundera på vad som passar er bäst: Ska det vara helt enkelt, eller vill ni ha extra funktioner som rapporter eller automatiska påminnelser? Det viktigaste är att systemet är användarvänligt för dig och dina medarbetare. I praktiken betyder det att alla enkelt ska kunna registrera sina timmar – gärna med några få klick. En dedikerad tidsregistreringsapp som till exempel EasyHours är utvecklad specifikt för att göra tidsregistrering enkel och uppfylla lagkraven utan krångel. Oavsett vad ni väljer, tänk långsiktigt: välj ett system ni även kan använda om några år, så att ni slipper byta igen. Kom också ihåg att säkerställa att systemet lagrar data på ett säkert sätt (lagkravet säger att registreringarna ska sparas i flera år), och att varje medarbetare kan få tillgång till sina egna registreringar. Allt detta hanterar de flesta moderna tidsregistreringssystem automatiskt.
När ni har valt er lösning för arbetstidsregistrering är nästa steg att skapa interna riktlinjer för hur ni använder den. Det kanske låter formellt, men det kan hållas mycket enkelt. Idén är bara att säkerställa att alla vet hur och när de ska registrera sin arbetstid, och vad som eventuellt händer om man glömmer det.
Börja med att fastställa hur ni registrerar: Ska medarbetarna registrera exakt varje dag, eller samlar ni upp veckovis? (Det rekommenderas att göra det minst veckovis, så ingen behöver försöka komma ihåg en hel månads timmar från minnet). Om ni har medarbetare med fast arbetstid varje dag kan ni överväga att låta dem nöja sig med att registrera avvikelser – det vill säga att en normal arbetsdag inte kräver aktiv registrering, men om de till exempel går tidigt eller arbetar över, så registrerar de den ändringen. Detta gör det extra enkelt för alla parter, eftersom man inte behöver registrera "samma tid som alltid" varje dag.
Notera också vem som har ansvar för vad: Ska varje medarbetare själv rapportera sina timmar (vanligtvis ja), och finns det en person – till exempel en administratör eller chef – som löpande kontrollerar att registreringarna är på plats? Överväg hur ni vill hantera det om någon glömmer att registrera: kanske en vänlig påminnelse i början istället för stränga konsekvenser. Syftet är inte att straffa, utan att få alla in i en bra rutin. Se till att skriva ner dessa riktlinjer och dela dem med teamet (det kan vara ett kort dokument eller mejl). Då är alla på samma sida, och ni har samtidigt dokumentation för att ni har vidtagit de nödvändiga åtgärderna (vilket också är en del av lagkravet).
Nu när systemet och de interna riktlinjerna är på plats, måste medarbetarna involveras. Det är avgörande att få dem med från början, eftersom tidrapportering i praktiken är något de själva måste göra i vardagen. Planera en kort introduktion: berätta varför ni inför tidrapportering (t.ex. "Det är nu ett lagkrav, och det ska säkerställa en god arbetsmiljö och korrekta redovisningar av arbetstid – inte för att vi vill övervaka er"). Det är viktigt att kommunicera att syftet är positivt och inte ett uttryck för misstro. När medarbetarna förstår att tidrapportering gynnar dem själva (t.ex. säkerställer korrekt lön för övertid och efterlevnad av vilotidsregler), kommer de att vara mer motiverade.
Ge en praktisk demonstration av det valda systemet: Visa hur man registrerar sin arbetstid steg för steg. Detta kan göras på ett gemensamt möte eller via en liten guide. Se till att alla får möjlighet att prova systemet – kanske gör en övning där alla registrerar "idag" tillsammans, så ni är säkra på att det fungerar på allas telefoner eller datorer. Var också beredd att hjälpa dem som eventuellt inte är så tekniskt starka; lyckligtvis är de flesta tidrapporteringsverktyg ganska intuitiva.
Kom också överens om att ni i början följer upp ofta – t.ex. kan ni efter den första veckan kort vända om alla har fått registrerat sin tid och om det finns frågor eller problem. Den inledande träningen och dialogen skapar trygghet. När medarbetarna väl upplever hur enkelt det är att registrera arbetstiden (särskilt med ett bra system), kommer det snabbt att bli en naturlig del av arbetsdagen.
Nu är ni redo att sätta igång på allvar. Sätt ett startdatum för när den löpande arbetstidsregistreringen ska träda i kraft – till exempel från nästa måndag eller den 1:a i kommande månad. Klargör att från och med den dagen ska alla relevanta medarbetare börja registrera sin arbetstid enligt er nya praxis. Det kan vara en bra idé att starta lite innan det faktiskt blir lagstadgat, så ni har en anpassningsperiod. På så sätt kan ni upptäcka och lösa eventuella småproblem innan det verkligen gäller.
Under de första veckorna efter uppstart bör ni följa upp kontinuerligt. Håll koll på om alla registrerar som de ska. Det kan hända att någon glömmer i början – skicka gärna en vänlig påminnelse, eller ta ett snabbt samtal om en medarbetare har glömt att registrera flera dagar. Ofta kan automatiska påminnelser i systemet också hjälpa (om er lösning har den funktionen). Använd uppföljningsperioden för att justera era processer: Om ni upptäcker att något i riktlinjerna är oklart eller opraktiskt, anpassa det. Kanske visar det sig att veckovis registrering passar bättre än daglig för er – eller tvärtom, att det är enklast att göra det varje dag efter arbetstidens slut. Var inte rädda för att justera, så länge ni håller er inom lagens ramar (kom ihåg, minimikravet är som sagt att varje dags arbetstid registreras, på ett eller annat sätt).
Efterhand som arbetstidsregistreringen fortskrider, kommer det att bli en rutin för alla. Se till att erkänna det – beröm till exempel teamet för att ha tagit den nya processen i bruk. Ni kan nu känna er säkra på att ni uppfyller de lagstadgade kraven och samtidigt har skapat transparens kring arbetstid. Skulle myndigheterna eller andra någonsin fråga om er tidsregistrering, kan ni tryggt visa att ni har koll på det.
Implementering av arbetstidsregistrering behöver inte alls vara så överväldigande som det kanske låter vid första anblicken. Genom att följa dessa fem steg – förstå kravet, välj en enkel lösning, skapa tydliga riktlinjer, involvera medarbetarna och kom igång på rätt sätt – kan även ett litet företag snabbt få kontroll över den lagstadgade registreringen av arbetstid. Nyckeln är att ta det steg för steg och välja en lösning som gör det enkelt för er alla.
Redo för en enkel lösning? EasyHours.se är utvecklad just för att hjälpa små och medelstora företag att komma igång med arbetstidsregistrering på några minuter. Med EasyHours får ni ett användarvänligt system för tidsregistrering som uppfyller alla lagkrav – utan onödigt krångel. Prova EasyHours gratis i 30 dagar, och upplev hur enkelt det kan vara att göra arbetstidsregistrering till en integrerad del av er vardag. Då är ni i trygga händer och kan fokusera på det som är viktigt för er, med vetskapen om att tidsregistreringen fungerar effektivt och korrekt i bakgrunden. Kom igång redan idag – och få koll på arbetstiden med ett leende!