Loading...
Av EasyHours | 3 april 2025
En lättförståelig guide till kraven på arbetstidsregistrering för svenska företag
Taggar: arbetstidsregistrering, lagkrav, arbetstidslagen, EU-direktivet, arbetstid, vilotid, tidrapportering
Svenska arbetsgivare har skyldighet att följa arbetstidslagen och säkerställa att arbetstid dokumenteras. Efter EU-domstolens dom 2019 har Arbetsmiljöverket förtydligat att arbetsgivare måste kunna visa att arbetstidslagen följs, vilket innebär krav på tillförlitlig dokumentation av arbetstid.
I detta inlägg går vi igenom allt du som arbetsgivare behöver veta om kraven - från bakgrunden och syftet till de praktiska kraven och implementeringen. Vi ger dig också konkreta råd om hur du enkelt kan säkerställa efterlevnad utan onödig administrativ börda.
Oavsett om du driver ett litet företag eller en större organisation, kommer denna guide att hjälpa dig att förstå dina skyldigheter och etablera goda rutiner för arbetstidsregistrering.
Svenska arbetsgivare måste följa arbetstidslagen och EU:s arbetstidsdirektiv. Detta innebär krav på att kunna dokumentera arbetstid för att visa att reglerna följs. Efter EU-domstolens dom 2019 (CCOO-målet) har det blivit ännu tydligare att arbetsgivare måste ha system för att registrera arbetstid. Se även vår kompletta guide till lagkrav om tidrapportering. Vi förklarar bakgrunden, går igenom vem som omfattas, vad arbetsgivarna måste göra och vilka konsekvenser det kan få att inte följa reglerna. Inlägget är skrivet på ett tydligt och vänligt språk, så att du som företagsledare enkelt kan förstå vad som behöver göras.
Sverige har sedan länge haft arbetstidslagen som reglerar arbetstid, övertid och vilotid. Som EU-medlemsland följer Sverige också EU:s arbetstidsdirektiv. I maj 2019 kom EU-domstolens dom som förtydligade att alla medlemsländer måste säkerställa att arbetsgivare har system för att registrera daglig arbetstid. Arbetsmiljöverket har därefter förtydligat att svenska arbetsgivare måste kunna dokumentera att arbetstidslagen följs.
Vad säger arbetstidslagen och EU-direktivet? De centrala reglerna inkluderar:
Dessutom finns regler om övertid, jourtid och beredskap. Allt detta ska säkerställa att anställda inte överbelastas och att deras hälsa skyddas. Med krav på dokumentation kan Arbetsmiljöverket kontrollera att dessa regler följs, och arbetsgivare kan visa att de uppfyller sina skyldigheter.
Kort sagt omfattas alla arbetsgivare i Sverige av arbetstidslagen – oavsett bransch eller storlek. Alla anställda ska ha sin arbetstid dokumenterad på ett sätt som gör det möjligt att kontrollera att lagen följs. Det betyder att även små och medelstora företag måste ha rutiner för tidrapportering.
Finns det några undantag? Ja, vissa kategorier kan ha särskilda regler:
För de flesta företag omfattar undantagen endast ett fåtal personer. Huvudregeln är att arbetstid ska dokumenteras för alla anställda. Läs mer om tidrapportering för tjänstemän och andra medarbetargrupper.
Vad innebär kraven i praktiken? Som arbetsgivare har du ansvar för att ha system och rutiner som dokumenterar arbetstid på ett tillförlitligt sätt. Låt oss bryta ner det i konkreta punkter:
Välj ett system för tidrapportering: Du har metodfrihet att välja system. Det kan vara allt från manuella tidrapporter till en digital tidrapporteringsapp. Systemet ska ge tillförlitlig dokumentation som kan visas upp vid en inspektion från Arbetsmiljöverket.
Dokumentera arbetstiden: Du behöver dokumentera arbetad tid, övertid, jourtid och beredskap enligt arbetstidslagen. För anställda med fasta arbetstider kan det räcka att registrera avvikelser. Det viktiga är att du kan visa att arbetstidslagen följs.
Involvera medarbetarna: Det är praktiskt att medarbetarna själva rapporterar sin arbetstid. Informera alla anställda om rutinerna och se till att de förstår vikten av korrekt tidrapportering. (Tips: Se vår guide Så kommer du enkelt igång för steg-för-steg-råd.)
Följ upp och kontrollera: Som arbetsgivare har du ansvar för att systemet används och att arbetstidslagen följs. Följ upp regelbundet och åtgärda eventuella avvikelser. Ha rutiner för godkännande av tidrapporter.
Spara dokumentation: Dokumentation om arbetstid ska sparas enligt gällande regler. Se till att ditt system kan lagra data säkert och att du följer GDPR. Anställda ska kunna få tillgång till sina egna uppgifter.
Hantera undantag korrekt: Om vissa medarbetare omfattas av undantag från arbetstidslagen, ska detta dokumenteras tydligt. Se till att du kan motivera undantagen om Arbetsmiljöverket frågar.
(Har du fler frågor? Se vår FAQ om arbetstidsregistrering där vi besvarar vanliga frågor om reglerna.)
Vad händer om företaget inte har tillräcklig dokumentation av arbetstid? Det kan få allvarliga konsekvenser:
Sanktionsavgifter från Arbetsmiljöverket: Arbetsmiljöverket kan utfärda sanktionsavgifter om arbetstidslagen inte följs. Vid allvarliga eller upprepade överträdelser kan avgifterna bli betydande.
Förelägganden och vite: Arbetsmiljöverket kan utfärda förelägganden om att åtgärda brister. Om dessa inte följs kan vite utdömas. Du kan också bli skyldig att införa nya rutiner och system.
Skadestånd till anställda: Om en anställd har arbetat i strid med arbetstidslagen och drabbats av skada eller ohälsa, kan arbetsgivaren bli skadeståndsskyldig. Bristande dokumentation gör det svårt att försvara sig mot sådana krav.
Skadat anseende: Upprepade problem med arbetstid kan skada företagets rykte som arbetsgivare. Det kan påverka rekrytering och medarbetarnas förtroende.
Slutsats: Ta kraven på dokumentation av arbetstid på allvar. Det handlar inte bara om att följa lagen, utan också om att skapa en hälsosam arbetsmiljö och skydda både företaget och medarbetarna.