Loading...
Av EasyHours | 3 april 2025
En guide till fördelarna med digital tidrapportering
Taggar: arbetstidrapportering, lagkrav, eu-regler, arbetstid, vilotid, tidrapportering, svensk lagstiftning
Små och medelstora företag i Sverige står inför ett nytt krav: Alla anställdas arbetstid måste registreras dagligen från och med den 1 juli 2024. Många överväger därför hur de bäst kan uppfylla lagkravet – ska man använda pappersformulär, fylla i ett Excel-tidkort, eller investera i ett digitalt system? I detta inlägg tittar vi närmare på varför digital registrering av arbetstid ofta är den bästa lösningen. Vi förklarar på ett lugnt och klart sätt fördelarna med digitala lösningar jämfört med de klassiska metoderna som Excel och papper, och ger er insikt i användarvänlighet, felrisker, efterlevnad av lagkrav, datalagring och effektivitet. Som du kanske har läst i vårt introduktionsinlägg, har arbetstidrapportering blivit ett lagkrav, och här guidar vi dig till det smartaste sättet att hantera det.
Många mindre företag börjar med ett enkelt Excel-tidkort eller till och med pappersark för att registrera arbetstid. Det verkar omedelbart enkelt och billigt – alla känner ju till Excel, och ett papper kostar ingenting. Men det uppstår snabbt en rad utmaningar:
Manuell inmatning och fel: Med papper och Excel är allt beroende av manuell inmatning. Det är lätt att glömma att få med alla timmar, skriva fel eller missförstå skrynkliga handskrivna anteckningar. Ett enda fel kan innebära felaktiga timantal, vilket kan skapa frustration för både anställda och ledning.
Tidskrävande administration: När ni använder pappersformulär eller Excel-ark måste ni manuellt samla in och kontrollera tidrapporterna. En upptagen bokförare eller administratör kan behöva påminna anställda om saknade inmatningar och därefter spendera tid på att sammanställa data. Det är inte bara tidskrävande – det är också tråkigt rutinarbete som tar fokus från viktigare uppgifter.
Brist på överblick och dokumentation: Pappershögar kan försvinna eller skadas, och Excel-filer kan skrivas över eller glömmas bort i e-postinkorgen. Om ni plötsligt behöver presentera dokumentation för anställdas arbetstid (t.ex. vid en revision eller en förfrågan från myndigheterna) kan det vara svårt att snabbt få fram all information. Papper och enkla kalkylblad ger inte heller en enkel överblick över mönster i arbetstid eller överträdelser av arbetstidsregler – sådant måste beräknas manuellt.
Säkerhet och sekretess: Med papper och Excel är data inte särskilt skyddade. Fysiska tidrapporter kan försvinna, och ett Excel-ark som delas via e-post kan hamna hos fel mottagare. Dessutom kan det vara svårt att kontrollera vem som har tillgång till eller kan redigera ett Excel-ark, vilket kan påverka dataintegriteten. Kort sagt är de traditionella metoderna sårbara när det gäller säker lagring av era data.
Självklart är papper och Excel bättre än ingen registrering alls. Men dessa metoder lever inte upp till moderna krav på effektivitet och tillförlitlighet. I takt med att företaget växer – eller bara för att leva upp till de nya reglerna – kommer ni att märka att manuell tidsregistrering blir ett hinder i vardagen.
En digital tidrapporteringslösning (t.ex. en användarvänlig tidrapportering app) eliminerar många av de problem som papper och Excel medför. Här är några av de viktigaste fördelarna med att gå digitalt:
Hög användarvänlighet: Digitala system är utformade för att göra det så enkelt som möjligt för medarbetarna att registrera sin tid. Vanligtvis kan man registrera timmar via en app på mobilen eller en webbportal – snabbt och utan krångel. Det betyder att alla kan göra det i farten, oavsett om de är ute på fältet, på kontoret eller arbetar hemifrån. När tidsregistreringen är lätt att använda är det större sannolikhet att det faktiskt blir gjort korrekt och varje dag.
Automatisk loggning och färre fel: Ett bra digitalt system registrerar arbetstid objektivt och exakt. Vissa lösningar erbjuder t.ex. start/stopp-tider, automatisering kring pauser eller till och med geografiskt baserad in- och utstämpling. Eftersom beräkningarna sker automatiskt i systemet undviker ni inmatningsfel och glömda timmar – systemet kan till och med skicka påminnelser om en medarbetare saknar att rapportera sin tid för dagen.
Efterlevnad av lagkrav utan besvär: Digitala lösningar hjälper er att registrera den dagliga arbetstiden för varje medarbetare, så att ni automatiskt uppfyller lagkraven. Data är objektiva och tillförlitliga, så att ni kan leva upp till kravet på ett "objektivt, tillförlitligt och tillgängligt" system. Medarbetarna kan vanligtvis själva se sina registrerade timmar, vilket uppfyller kravet på tillgänglighet och ger transparens. Om myndigheterna eller er revision frågar om arbetstid kan ni med några få klick dra ut en rapport direkt från systemet istället för att samla in bilagor manuellt.
Säker datalagring: Med en digital lösning lagras alla registreringar säkert i molnet eller på en skyddad server. Ni slipper papper som kan försvinna och filer som kan bli korrupta. De flesta professionella system tar regelbundna säkerhetskopior av data, så inget går förlorat. Samtidigt kan åtkomsten styras per användare, så att endast relevanta personer kan se eller ändra i tidsdata. Det ger er sinnesro att er data om arbetstid är säkert lagrad.
Effektivitet och översikt: När tidsregistreringen sker digitalt sparar ni tid på administration. Ni behöver inte längre mata in data från papper till dator eller samla in tidrapporter – allt är samlat på ett ställe. Ni får automatiskt en översikt över medarbetarnas timmar vecka för vecka och månad för månad. Många digitala system ger möjlighet att generera rapporter och statistik med ett klick, så ni enkelt kan se t.ex. övertid, flextid eller om någon närmar sig gränsen för maximalt tillåten arbetstid. Detta gör det också lättare att hantera lön och fakturering, eftersom timmarna är korrekt och i tid.
Kort sagt får ni med ett digitalt system en lösning som är enkel, säker och effektiv – till nytta för både medarbetare och ledning. Ni utnyttjar teknologin för att slippa tråkiga uppgifter och minimera risken för fel. När ni har valt en lösning kan ni också överväga att använda moderna metoder för tidrapportering som automatiserar processen ännu mer. Om ni vill veta mer om hur ni kommer igång har vi även gjort en guide med de 5 stegen för att implementera tidrapportering i företaget.
Låt oss sammanfatta skillnaderna mellan de tre metoderna på de viktigaste punkterna:
Användarvänlighet: Pappersformulär kräver att medarbetaren kommer ihåg att fylla i tidrapporter för hand och lämna in dem – det är tidskrävande och inte särskilt intuitivt. Excel-ark är lite bättre eftersom de kan fyllas i på datorn, men de är fortfarande beroende av att man öppnar filen och manuellt matar in allt. En digital lösning (t.ex. en tidrapportering app) är däremot mest användarvänlig: medarbetare kan registrera tid löpande via telefonen eller datorn, ofta med några få klick och kanske till och med automatiskt, vilket gör det enkelt att få med alla.
Felfrekvens: Med papper och penna kan siffror lätt läsas fel eller summeras fel, och i Excel kan en felaktig formel eller ett skrivfel skapa oprecisa data. Det finns ingen inbyggd kontroll, så ett mänskligt fel kan förbli obemärkt. Digitala system minskar fel drastiskt genom att automatisera beräkningar och validera inmatningar (t.ex. undvika omöjliga klockslag). Systemet kan varna om något saknas eller ser fel ut, så att fel fångas och rättas omedelbart.
Efterlevnad av lagkrav: Den nya lagstiftningen kräver en tillförlitlig registrering av arbetstid. Papper och Excel uppfyller i princip kravet på att registrera timmar, men de gör det svårare att säkerställa konsekvent och trovärdig registrering varje dag. Dessutom kan det vara besvärligt att ge varje medarbetare enkel tillgång till sina egna registreringar med dessa metoder. Ett digitalt system är byggt för att uppfylla lagens krav: varje registrering tidsstämplas objektivt, data kan inte ändras utan spår, och medarbetare kan logga in och se sina egna timmar. Ni står därför mycket starkare när det gäller dokumentation och tillsyn.
Datalagring och säkerhet: Papper måste lagras fysiskt (med risk för brand, vattenskada eller oordning i arkiven), och Excel-filer måste ni själva se till att lagra säkert (kom ihåg backup!). Inget av dessa alternativ är särskilt säkra i längden. Digitala lösningar lagrar allt centralt och krypterat. Ni har alltid en säker kopia av historiken och behöver inte oroa er för om en mapp försvinner från hyllan eller en fil går förlorad på datorn. Data är vanligtvis bättre skyddade mot både olyckor och obehörig åtkomst i ett professionellt system.
Effektivitet i vardagen: Med manuella lösningar slösar ni tid på att samla in, mata in och efterkontrollera. Excel kan hjälpa lite med automatisk summering av siffror, men kräver fortfarande många manuella steg och koordinering. Ett digitalt tidsregistreringssystem sparar er från all onödig administration. Chef eller HR kan hämta den information de behöver, när de behöver den, utan att först behöva samla bitarna. Det frigör tid som ni kan använda till mer värdeskapande arbete i företaget.
Som det ses, vinner den digitala lösningen på alla fronter när det gäller tidsregistrering. För medarbetarna blir registreringen enklare och mer direkt, och för företaget blir data mer tillförlitliga och tillgängliga.
Papper och Excel kan nog lösa uppgiften i sin enklaste form, men de kan inte mäta sig med ett digitalt system när kraven på noggrannhet, säkerhet och effektivitet tas i beaktande. Med en digital lösning får ni ett framtidssäkert sätt att hantera arbetstidsregistrering, som både sparar tid och ger sinnesro.
Är ni redo att prova digital tidsregistrering i praktiken? Ni kan registrera er gratis på EasyHours.se och se hur enkelt det är att komma igång. EasyHours är ett enkelt digitalt system för arbetstidsregistrering, skräddarsytt för mindre företag. Prova EasyHours gratis i 30 dagar och upplev fördelarna med en modern lösning – era medarbetare (och ert framtida jag) kommer att tacka er för det.