easyhours

Introduktion till den nya lagen om arbetstidsregistrering

Av EasyHours | 3 april 2025

En lättförståelig guide till de nya lagkraven om arbetstidsregistrering för svenska företag

Arbetstidsregistrering

Taggar: arbetstidsregistrering, lagkrav, eu-regler, arbetstid, vilotid, tidsregistrering, svensk lagstiftning

Den 1 juli 2024 trädde en ny lag i kraft som kräver att alla svenska arbetsgivare ska registrera sina anställdas arbetstid. Denna lag är resultatet av EU:s arbetstidsdirektiv och en avgörande dom från EU-domstolen, som syftar till att skydda anställda och säkerställa efterlevnad av regler om arbetstid och vilotid.

I detta inlägg går vi igenom allt du som arbetsgivare behöver veta om den nya lagen - från bakgrunden och syftet till de praktiska kraven och implementeringen. Vi ger dig också konkreta råd om hur du enkelt kan följa lagen utan onödig administrativ börda.

Oavsett om du driver ett litet företag eller en större organisation, kommer denna guide att hjälpa dig att förstå dina skyldigheter och komma igång med arbetstidsregistrering.

Innehållsförteckning

Introduktion till den nya lagen om arbetstidsregistrering

Från och med den 1 juli 2024 blev det lagkrav för alla svenska arbetsgivare att registrera medarbetarnas arbetstid. Denna nya lagstadgade tidsregistrering har sitt ursprung i EU-regler och syftar till att säkerställa att EU:s arbetstidsregler följs. I detta blogginlägg ger vi en lättförståelig introduktion till de nya kraven på tidsregistrering. Se även vår kompletta guide till lagkrav om tidsregistrering. Vi förklarar bakgrunden (EU-domen och arbetstidsdirektivet), går igenom vem lagen gäller för, vad arbetsgivarna exakt måste göra och vilka konsekvenser det kan få att inte följa lagen. Inlägget är skrivet på ett tydligt och vänligt språk, så att du som företagsledare utan juridisk bakgrund enkelt kan förstå vad som behöver göras – och hur du kommer igång på bästa sätt.

Bakgrund: EU-domen och arbetstidsdirektivet

Bakgrunden till den nya lagen är en viktig EU-dom och EU:s arbetstidsdirektiv. I maj 2019 beslutade EU-domstolen att alla medlemsländer måste säkerställa att arbetsgivare inför ett system för att registrera anställdas dagliga arbetstid. Detta beslut kom eftersom EU:s arbetstidsdirektiv fastställer tydliga EU-arbetstidsregler om maximal arbetstid och vilotid – men utan registrering var det svårt att upprätthålla dessa regler. För att skydda anställda mot övertid och säkerställa deras välbefinnande var Sverige därför tvunget att införa ett allmänt krav på tidsregistrering.

Vad innebär EU:s arbetstidsregler? Arbetstidsdirektivet innehåller bland annat dessa centrala regler:

  • Du får arbeta högst 48 timmar per vecka i genomsnitt över 4 månader (den så kallade 48-timmarsregeln).
  • Du har rätt till minst 11 timmars sammanhängande vila per dygn.
  • Du har rätt till minst en ledig dag per vecka (24 timmar).

Dessutom ställer EU-reglerna krav på pauser (t.ex. lämplig paus om man arbetar mer än 6 timmar i sträck). Allt detta ska säkerställa att anställda inte överbelastas. Med den nya lagen kan myndigheterna nu kräva dokumentation för att dessa regler följs – och det är här kravet på arbetstidsregistrering kommer in i bilden. Registreringskravet ska ge dokumentation för eventuella brott mot reglerna om arbetstid och vilotid, så att man tidigt kan upptäcka och förebygga problem.

Vem gäller lagen för?

Kort sagt gäller lagen alla arbetsgivare i Sverige – oavsett bransch, storlek eller om ni normalt registrerar tid eller inte. Från och med den 1 juli 2024 måste alla anställda (lönearbetare) få sin arbetstid registrerad. Det betyder att även små och medelstora företag nu måste införa någon form av tidsregistrering om de inte redan har det.

Finns det några undantag? Ja, det finns ett enda snävt undantag: de så kallade "självplanerare". Detta är medarbetare i högre positioner som själva bestämmer sin arbetstid och har en mycket hög grad av autonomi i sitt arbete. Det handlar oftast om högsta ledningen eller specialister vars arbetstid inte kan mätas eller fastställas i förväg. Endast om en medarbetare uppfyller villkoren för att vara självplanerare kan denne undantas från kravet på tidsregistrering. Det ska i så fall uttryckligen framgå av anställningsavtalet att medarbetaren är självplanerare. För de flesta företag omfattar detta endast ett fåtal (om ens några) anställda – för de allra flesta medarbetare finns det inget undantag, och arbetstiden ska som utgångspunkt registreras. Läs mer om tidsregistrering för tjänstemän och andra medarbetargrupper.

Vad ska arbetsgivare göra för att följa lagen?

Vad innebär kravet i praktiken? Som arbetsgivare har du ansvaret för att införa ett system som registrerar varje anställds totala dagliga arbetstid på ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt sätt. Låt oss bryta ner det i konkreta punkter:

  • Välj ett tidsregistreringssystem: Det råder metodfrihet. Du kan använda allt från en enkel tidrapport eller Excel-ark till en digital tidsregistreringsapp – så länge systemet uppfyller lagens krav på att vara objektivt, tillförlitligt och tillgängligt. Med objektivt menas att registreringen ska vara neutral och korrekt; tillförlitligt betyder att data inte enkelt kan ändras eller försvinna; tillgängligt innebär att både arbetsgivare och medarbetare enkelt ska kunna få tillgång till registreringarna. Med andra ord: välj ett system som passar er, men se till att det registrerar timmarna korrekt och att ni kan dokumentera det om det krävs.

  • Registrera den dagliga arbetstiden: Lagen kräver att varje medarbetares arbetstid registreras varje dag – det vill säga antalet timmar arbetade per dag. Det är inte nödvändigt att notera exakt start- och sluttid, om ni inte själva önskar det. Ni behöver bara säkerställa att dagens totala arbetstimmar blir noterade. Om era medarbetare har fasta arbetstider eller ett schema, kan ni med fördel registrera avvikelser istället för att mata in samma sak varje dag. Till exempel: om en medarbetare normalt arbetar 7,5 timmar, men en dag arbetar 8,5 timmar, kan man nöja sig med att registrera den extra timmen den dagen. Denna flexibla metod är tillåten och kan minimera administrativt krångel, så länge det slutliga resultatet – den korrekta dagliga timtotalen – är registrerad.

  • Involvera medarbetarna: Som utgångspunkt är det praktiskt att medarbetarna själva rapporterar sina timmar i det valda systemet (t.ex. via en app eller genom att fylla i en tidrapport). Du bör informera alla anställda om hur och när de ska registrera sin arbetstid. Det kan vara en bra idé att skapa en kort vägledning eller policy för arbetstidsregistrering i företaget, som beskriver: vad som ska registreras (t.ex. vanlig arbetstid, övertid, pauser), när det ska registreras (helst löpande eller dagligen), och vad konsekvensen är om man glömmer det. En sådan policy för arbetstidsregistrering är inte direkt krävd av lagen, men den är en hjälp för att säkerställa gemensam förståelse och konsekvens. (Tips: Se vår interna guide Så kommer du enkelt igång för steg-för-steg råd för att implementera tidsregistrering i ert företag.)

  • Följ upp och kontrollera: Eftersom det i slutändan är arbetsgivarens ansvar att arbetstiden registreras korrekt, bör ni internt följa upp att systemet faktiskt används. Se till att påminna medarbetare som inte rapporterar sina timmar och kontrollera regelbundet att de registrerade uppgifterna verkar korrekta och stämmer någorlunda överens med arbetstidsavtalen. Om något ser fel ut (t.ex. en medarbetare som konsekvent glömmer att registrera eller har osannolikt få timmar registrerade), bör ni ta en dialog om det. Ha eventuellt en process för godkännande av registrerade timmar, så att både medarbetare och chef är överens om tidsregistreringen.

  • Förvara data i 5 år: Lagen kräver att ni sparar registreringarna i minst 5 år. Detta hänger samman med att man ska kunna dokumentera efterlevnad av 48-timmarsregeln över en längre period. Se därför till att ert tidsregistreringssystem kan lagra data säkert i minst fem år och att ni har kontroll över säkerhet och integritet (GDPR) kring dessa data. Medarbetarna ska också ha tillgång till sina egna registrerade data så länge de är anställda – det ger transparens och gör det möjligt för dem att själva följa sina timmar och till exempel upptäcka om något inte är registrerat korrekt.

  • Undantag hanteras korrekt: Om ni bedömer att en eller flera medarbetare i företaget uppfyller kriterierna för självplanerare (se avsnittet Vem gäller lagen för? ovan), ska ni se till att dokumentera detta i anställningskontraktet. Det kommer typiskt att kräva ett tillägg till kontraktet som exakt anger att personen är undantagen från arbetstidsregistrering och från reglerna om t.ex. vilotid. Det är viktigt att endast använda detta undantag där det är berättigat – det är ett mycket snävt undantag och det måste kunna förklaras och försvaras om ni väljer att kategorisera en person som självplanerare.

(Har du fler frågor? Se vår FAQ om arbetstidsregistrering där vi besvarar typiska frågor om de nya reglerna.)

Konsekvenser vid bristande efterlevnad

Man kan kanske fråga: Vad händer om vi inte inför tidsregistrering eller glömmer att använda systemet? Svaret är att det kan få allvarliga konsekvenser för ditt företag. Även om det i själva lagen inte står en fast bötesstraff för "bristande tidsregistrering", riskerar ni sanktioner ändå, eftersom bristande registrering ofta hänger ihop med brott mot arbetstidsreglerna. Här är några potentiella konsekvenser:

  • Föreläggande eller böter från Arbetsmiljöverket: Arbetsmiljöverket (myndigheten som övervakar arbetsmiljö och arbetstid) kan reagera om ni inte följer reglerna. De kan utfärda ett föreläggande (dvs. ålägga er att rätta till det omedelbart) eller i värsta fall en böter för överträdelse. Arbetsmiljöverket kan också kräva att ni framöver inför åtgärder som förhindrar överträdelse av t.ex. 48-timmarsregeln.

  • Ersättning till anställda: Om det visar sig att en anställd har arbetat utöver de tillåtna gränserna (t.ex. överskridit 48-timmarsregeln eller inte fått 11 timmars vila) och ni som arbetsgivare inte har gjort något för att förhindra det, kan den anställde ha rätt till ersättning för det brott mot reglerna. Bristande registrering gör det svårare för er att dokumentera att ni har följt reglerna – och därmed lättare för en anställd att få rätt i att det skedde en överträdelse. Med andra ord, utan ordentliga tidsregistreringar står ni med ett svagare försvar om någon klagar över övertid eller bristande vilotid.

  • Andra juridiska konsekvenser: Fackföreningar kan involvera sig på de anställdas vägnar om reglerna inte följs. I allvarliga eller upprepade fall kan det skada företagets rykte och arbetsrelationerna internt. Dessutom är efterlevnad av arbetstidsreglerna en del av arbetsmiljölagstiftningen – systematiska brott kan i yttersta fall leda till större ålägganden om att ändra arbetsrutiner eller minska arbetstiden för era anställda. Kort sagt: det kan bli dyrt och besvärligt att inte följa kravet.

Slutsats: Ta kravet om tidsregistrering på allvar. Det handlar inte bara om att följa en lag, utan också om att ta hand om era medarbetare och ert företag. Lyckligtvis behöver det inte vara svårt eller tidskrävande att följa – det finns bra lösningar som kan göra det enkelt.

Följ lagen på det enklaste sättet

Att införa lagstadgad tidsregistrering kan låta överväldigande, särskilt för ett litet eller medelstort företag. Men du är inte ensam, och det behöver inte alls vara komplicerat. Faktum är att det finns användarvänliga digitala verktyg som kan göra det mesta av arbetet åt er. EasyHours.se är ett exempel på en lösning som är utvecklad just för att hjälpa svenska företag med enkel tidsregistrering och säkerställa EU-efterlevnad. Med EasyHours kan ni snabbt komma igång med att registrera arbetstid för alla medarbetare – systemet är enkelt att använda för både ledning och anställda, och det uppfyller naturligtvis alla lagkrav på objektivitet, tillförlitlighet och tillgänglighet.

Gör det enkelt att följa den nya lagen – besök EasyHours.se idag. På EasyHours.se kan ni läsa mer och komma igång med en lösning som sparar er från onödigt krångel och säkerställer att lagstadgad registrering av arbetstid blir en integrerad, enkel del av vardagen. Genom att välja en smart lösning som EasyHours visar ni både era anställda och myndigheterna att ni tar arbetstidsreglerna på allvar och värnar om medarbetarnas välbefinnande. Så agera nu: Få ordning på er tidsregistrering – och låt EasyHours hjälpa er på vägen!