Loading...
Av EasyHours | 10 april 2025
En guide för att välja det optimala tidrapporteringssystemet som passar ditt företags behov
Taggar: tidrapporteringssystem, arbetstidsregistrering, digitalisering, smf
Att välja rätt tidrapporteringssystem för ditt företag kan vara avgörande för både effektivitet, medarbetarnöjdhet och efterlevnad av lagkrav. Med de många alternativen på marknaden kan det dock vara svårt att navigera och hitta precis den lösning som passar era behov.
I den här artikeln guidar vi dig genom processen att välja det optimala tidrapporteringssystemet. Vi tittar på de viktigaste kriterierna du bör överväga, typiska fallgropar du ska undvika, och hur du hittar balansen mellan enkelhet och funktionalitet. Oavsett om ni är ett litet företag som ska börja med tidrapportering för första gången, eller en större organisation som vill uppgradera ert nuvarande system, får du här konkreta råd för att fatta rätt beslut.
Att välja rätt tidrapporteringssystem från början är avgörande av flera skäl. För det första är arbetstidsregistrering inte längre ett val, utan ett lagkrav: Sedan 1 juli 2024 måste alla arbetsgivare registrera medarbetarnas arbetstid. Det rätta systemet hjälper ditt företag att följa lagen utan onödigt krångel, eftersom det säkerställer tillförlitlig registrering och lagring av data.
För det andra handlar det om långsiktig effektivitet. Om du investerar i ett bra system nu, undviker du att behöva byta senare – en process som kan vara tidskrävande och dyr. Ett välfungerande system ger dig snabbt överblick över timmar, gör lönehantering enklare och frigör tid för viktigare uppgifter.
Slutligen är användarvänlighet en enorm faktor: Väljer du ett system som dina medarbetare enkelt kan använda (gärna en enkel tidsregistrering via en app eller webben), ökar du chansen att alla registrerar sin tid korrekt. Det ger bättre data och mindre frustration. Kort sagt, rätt val från början ger sinnesro, eftersom du både är i compliance och får en lösning som fungerar i vardagen.
Tips: Om ni är helt nya inom digital tidsregistrering, kan ni läsa vår guide om 5 steg för att komma igång med tidsregistrering för att få en plan för implementeringen. Här får ni hjälp att komma igång bra med ert nya system.
När ditt företag ska välja ett nytt tidsregistreringssystem, finns det en rad viktiga kriterier att överväga. Här går vi igenom sju centrala punkter som kan hjälpa er att fatta rätt beslut:
Användarvänlighet: Systemet ska vara lätt att använda för alla medarbetare – oavsett teknisk nivå. En intuitiv lösning med en enkel design säkerställer att arbetstidsregistrering blir en enkel del av vardagen och inte en tidstjuv. Tänk på om systemet finns på svenska, om menyerna är överskådliga och om det är lätt att lära sig. Ju mer användarvänligt, desto större sannolikhet att alla faktiskt använder det korrekt varje dag.
Pris: Överväg både anskaffningspris och löpande kostnader. För ett SME kan budgeten vara begränsad, så det gäller att hitta en lösning som uppfyller era behov utan att spränga banken. Kom ihåg att den billigaste lösningen inte alltid är den bästa – om ett billigt system saknar viktiga funktioner eller är svårt att använda kan det sluta med att kosta mer i tidsförlust och frustration. Jämför priser på olika lösningar och var uppmärksam på om priset är per användare, per månad, eller eventuellt en engångslicens.
Mobilåtkomst: Idag sker mycket arbete på språng eller utanför kontoret. Se till att välja ett system med en app för tidsregistrering eller en mobilvänlig webbplats, så att medarbetarna kan registrera tid från sin smartphone eller surfplatta. Mobilåtkomst gör det enkelt för anställda att "stämpla in och ut" oavsett om de är på kontoret, hemma eller på kundbesök. Det ökar chansen att tiden registreras i realtid och korrekt, istället för att man ska komma ihåg det senare.
Datalagring och säkerhet: Ett tidsregistreringssystem måste lagra era data på ett säkert sätt. Enligt lagkraven ska uppgifter om arbetstid sparas i upp till flera år, så systemet bör kunna hantera långvarig datalagring. Undersök var data lagras – är det i molnet på en säker server? – och om leverantören uppfyller GDPR och andra säkerhetsstandarder. Ni vill ha ett pålitligt system som inte förlorar data och som skyddar medarbetarnas personliga uppgifter.
Rapportering: Bra rapporteringsmöjligheter är ett måste. Ni ska enkelt kunna ta fram rapporter om arbetstid för en given period, både för att kontrollera efterlevnad (t.ex. efterlevnad av 48-timmarsregeln) och för att använda data till lön, fakturering eller produktivitetsanalyser. Välj ett system där ni med några få klick kan generera överskådliga rapporter över medarbetarnas timmar, övertid, semester, osv. En bonus är om ni kan anpassa rapporterna eller exportera data till Excel/PDF efter behov.
Support och hjälp: Teknik ska gärna fungera, men det är viktigt att ha hjälp till hands om det uppstår frågor eller problem. Kolla vilken support som erbjuds: Finns det svensk support? Telefonsupport, chatt eller e-post? Hur snabbt svarar de? Särskilt i början kan ni behöva lite extra hjälp med att sätta upp eller använda systemet. En leverantör med bra kundservice kan göra hela skillnaden för om implementeringen blir en positiv upplevelse. Läs eventuellt recensioner från andra kunder om supportupplevelsen.
Integration med andra system: tidrapportering fungerar sällan isolerat. Det kan spara er mycket manuellt arbete om systemet kan integreras med era andra system – till exempel lönesystem, ekonomisystem eller projektstyrningsverktyg. Med en bra integration kan registrerade timmar automatiskt överföras till löneutbetalning eller fakturering, så ni slipper dubbelinmatning. Överväg de program ni redan använder i företaget och undersök om tidrapporteringssystemet kan kommunicera med dem. Det ger ett mer strömlinjeformat arbetsflöde och färre fel.
När företag ska välja tidrapporteringssystem för första gången ser man några typiska fel återkomma. Här är några fallgropar och råd för att undvika dem:
Att fokusera för ensidigt på pris: Självklart ska ekonomin gå ihop, men var försiktig med att bara gå efter den billigaste lösningen. Ett typiskt fel är att välja ett gratis eller mycket billigt system som visar sig vara besvärligt att använda eller saknar viktiga funktioner. Lösningen är att ta helhetsbilden i beaktande – var villig att betala för kvalitet om det sparar tid och besvär i längden.
Att välja ett för komplext system: Vissa företag hamnar med ett alltför avancerat system eftersom de tänker "ju fler funktioner desto bättre". Men om systemet är för omfattande kan det verka skrämmande eller överväldigande för användarna. Resultatet blir att medarbetarna kanske undviker att använda alla de avancerade funktionerna – eller ännu värre, undviker systemet helt. Undvik detta misstag genom att matcha systemets komplexitet med era verkliga behov. Ofta är en enklare lösning det bästa för mindre företag (mer om detta nedan).
Att inte involvera medarbetarna: Det är ett stort misstag att fatta beslutet i ett stängt kontor utan input från dem som ska använda systemet dagligen. Om medarbetarna känner att ett nytt system "tvingas på dem" kan det uppstå motstånd. Du undviker detta genom att involvera medarbetarna tidigt i processen – till exempel genom att få feedback på användarvänlighet under en gratis provperiod. På så sätt får du deras medverkan och de känner ägarskap till lösningen.
Ingen provperiod eller test: Att köpa grisen i säcken är riskabelt. Ett typiskt misstag är att rulla ut ett system utan att först ha testat det ordentligt. Lyckligtvis erbjuder de flesta leverantörer en gratis provperiod eller demo. Använd den! Låt några medarbetare prova systemet i praktiken under en vecka eller två. Då upptäcker ni eventuella utmaningar innan ni har bundit er för mycket. Testperioden ger också möjlighet att justera inställningarna, skapa instruktioner och säkerställa att ni har valt rätt innan den slutliga investeringen.
Att glömma framtiden: Kanske har ni bara några få anställda nu, men hur är det om ett par år? Ett misstag är att välja en lösning som inte kan skalas eller anpassas till företagets utveckling. Tänk därför också på framtida behov: Kan systemet hantera om ni fördubblar antalet anställda? Kan nya funktioner köpas till om behoven växer? Genom att tänka framåt säkerställer ni att systemet kan följa med ert företag och ni undviker att behöva byta igen inom kort.
Genom att vara uppmärksam på dessa punkter kan ni navigera runt de värsta fallgroparna. Det handlar om att vara realistisk, ta sig tid att undersöka marknaden och involvera dem som ska använda lösningen. Då står ni starkare i ert val av tidsregistrering från början.
Marknaden erbjuder allt från mycket enkla appar till mycket avancerade tidsregistreringssystem. Men vilken typ passar bäst för ett mindre eller medelstort företag?
Oftast får små företag mest värde av enkla system. En enkel lösning fokuserar på det väsentliga – enkel tidsregistrering av arbetstid – utan en massa extra (och potentiellt förvirrande) funktioner. Det innebär vanligtvis lägre kostnader, snabbare implementering och en mer användarvänlig upplevelse. Medarbetarna kan snabbt lära känna systemet, och ni kommer snabbt igång med att registrera tid korrekt.
De mer komplexa lösningarna riktar sig ofta till stora företag med komplexa behov: De kan inkludera allt från projektledning, schemaläggning, HR-moduler, integration till många olika system, osv. Det kan vara frestande att välja en "Rolls Royce"-lösning, men för ett litet företag kan det kännas som att skjuta sparvar med kanoner. Ni riskerar att betala för funktioner ni aldrig kommer att använda, och systemet kan vara svårare att underhålla.
Därför: Var ärlig om era behov. Om ni främst behöver hålla koll på in- och utstämplingar och säkerställa att ingen arbetar för mycket, så räcker det troligen med en enkel tidsregistreringslösning. Ni kan alltid uppgradera senare om behovet uppstår. Börja enkelt – det viktigaste är att ni kommer igång med arbetstidsregistrering, uppfyller lagkraven och får de fördelar som digital tidsregistrering ger i vardagen.
(Läs gärna vår artikel om fördelarna med en digital lösning för att se vad ni konkret får ut av att överge papper och Excel.)
Att välja rätt tidsregistreringssystem kräver lite förarbete, men det betalar sig snabbt i form av enklare administration, gladare medarbetare och säker efterlevnad av arbetsmiljölagen. Tänk långsiktigt och hitta en lösning som passar ert företag både idag och imorgon. När ni har övervägt kriterier som användarvänlighet, pris, mobilåtkomst, datalagring, rapportering, support och integration – samt undvikit de typiska fallgroparna – är ni väl rustade att fatta rätt beslut.
Och vad händer nu? Om ni letar efter ett enkelt och effektivt tidsregistreringssystem är EasyHours ett självklart val. EasyHours uppfyller alla de nämnda kriterierna på ett användarvänligt sätt och är utvecklat med små och medelstora företags behov i åtanke. Starta din gratis provperiod hos EasyHours.se idag och upplev hur enkelt det kan vara att hålla koll på arbetstiden – så är ni snabbt igång och fullt ut compliant utan besvär. Vi står redo att hjälpa er att komma igång på bästa sätt!