Loading...
Av EasyHours | 5 april 2025
En guide till konsekvenserna av att inte registrera arbetstid
Taggar: arbetstidsregistrering, lagkrav, eu-regler, arbetstid, vilotid, tidsregistrering, svensk lagstiftning
Hur påverkar det ditt företag om ni skjuter upp eller förbiser kravet på arbetstidsregistrering? I detta blogginlägg tittar vi på konsekvenserna – juridiska, ekonomiska och praktiska – av att inte registrera arbetstid. Sedan den 1 juli 2024 måste alla arbetsgivare registrera medarbetarnas arbetstid, och brott mot arbetstidslagen kan leda till allt från böter till skadeståndskrav. Vi förklarar allt i ett lugnt och informativt språk utan skrämselpropaganda, ger exempel på möjliga scenarier och visar er en trygg lösning som eliminerar risken och sparar tid.
Den 1 juli 2024 trädde en ny lag om arbetstidsregistrering i kraft i Sverige. Det innebär att alla arbetsgivare måste ha ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system för att registrera medarbetarnas dagliga arbetstid. Syftet med lagen är att säkerställa efterlevnad av arbetsmiljöreglerna om till exempel dagliga viloperioder och 48-timmars arbetsveckogränsen, samt att skapa transparens kring arbetstiden. Kravet gäller i stort sett alla anställda – endast ett fåtal självständigt arbetande toppmedarbetare kan undantas, och detta ska i så fall framgå av kontraktet. För de flesta små och medelstora företag (SMF) innebär det att man måste införa någon form av tidsregistrering om man inte redan har det. Läs mer om de specifika lagkraven för arbetstidsregistrering.
Myndigheterna (t.ex. Arbetsmiljöverket) övervakar att reglerna följs. Avsaknad av tidsregistrering i sig själv har ingen skräddarsydd bötesstraff i lagtexten, men det sätter företaget i en sårbar position: Utan registrering har ni ingen dokumentation för att ni följer reglerna. I praktiken kan det leda till att man oavsiktligt bryter mot arbetstidsreglerna – eller att man inte kan bevisa sin oskuld om det påstås. Nedan går vi igenom de olika konsekvenserna av att ignorera eller skjuta upp kravet på tidsregistrering.
Om ni inte följer lagkravet om arbetstidsregistrering kan det få juridiska konsekvenser. Redan nu har Arbetsmiljöverket fokus på det nya kravet, och en arbetsgivare som inte kan dokumentera medarbetarnas arbetstid riskerar sanktioner. I första hand kan myndigheterna ge varningar eller förelägganden – t.ex. ett föreläggande om att införa ett system inom en tidsfrist. Om detta ignoreras, eller om direkta brott mot arbetstidsreglerna upptäcks (som vilotidsreglerna eller 48-timmarsgränsen), kan Arbetsmiljöverket ålägga böter. I värsta fall kan de till och med kräva att företaget stoppar verksamheten tillfälligt tills problemen är lösta.
Enligt arbetsmiljölagen kan överträdelse av vilotids- och arbetstidsregler straffas med böter och i extrema fall fängelse (upp till 2 år) för grövre, avsiktliga överträdelser. Det bör understrykas att fängelsestraff är ytterst sällsynta och endast relevanta vid mycket allvarliga fall – men det illustrerar att lagstiftaren ser allvarligt på området. Böter är en mer närliggande risk: de kan variera beroende på överträdelsens omfattning och företagets storlek. I ärenden om brott mot vilotidsreglerna arbetar Arbetsmiljöverket med standardböter, där grundbeloppet vanligtvis är ca 20.000–45.000 kr per överträdelse. Om flera medarbetare har påverkats, eller om det finns försvårande omständigheter, kan bötesnivån eskalera ytterligare – potentiellt uppgå till mycket stora belopp. I särskilt allvarliga fall med många upprepade överträdelser kan de totala böterna i teorin nå miljoner kronor, även om de flesta små och medelstora företag förhoppningsvis aldrig kommer i närheten av den nivån.
En annan juridisk konsekvens är skadeståndsansvar gentemot medarbetarna. Arbetsmiljö- och arbetstidsreglerna ger medarbetare rätt till ersättning om reglerna bryts. Om en medarbetare kan visa (eller bara påstår) att ha arbetat över den lagliga gränsen, och ni inte kan motbevisa det på grund av bristande registrering, kan rätten tilldela medarbetaren en ersättning. Typiskt ligger sådana ersättningar i storleksordningen 25 000–50 000 kr per medarbetare, beroende på överträdelsens allvar. Ett exempel: I ett konkret fall om 48-timmarsregeln fick en arbetsgivare betala 25 000 kr till en medarbetare som hade arbetat för många timmar över en 4-månadersperiod. Som arbetsgivare har man skyldighet att se till att varje medarbetare inte överskrider dessa gränser, så om det sker är det arbetsgivaren som är ansvarig. Utan ett tillförlitligt tidsregistreringssystem kan det vara omöjligt att dokumentera efterlevnaden av reglerna – och då står man juridiskt sett mycket svagt.
När lagen inte följs påverkar det också resultatet. Ekonomiska konsekvenser av bristande tidsregistrering hänger nära samman med de juridiska: Böter från myndigheterna och ersättningar/skadestånd till medarbetare måste betalas av företaget och kan bli en kostsam affär. Även mindre böter (t.ex. 20 000–50 000 kr) kan kännas för ett litet företag, och om flera anställda är berörda kan beloppen skena iväg. Utöver själva böterna tillkommer potentiella rättegångskostnader – tid och pengar som används för att hantera förelägganden, rättsprocesser eller förhandlingar med fackföreningar. Resurser som kunde ha använts bättre i verksamheten binds istället i brandsläckning.
Bristande arbetstidsregistrering kan också indirekt leda till ekonomiska förluster. Har ni inte koll på timmarna riskerar ni fel i löneutbetalningar – t.ex. att det betalas ut för lite i övertid (vilket kan leda till krav på efterbetalning senare), eller att ni betalar för mycket eftersom ingen har överblick. Båda delarna är dyra i längden. Dessutom kan avsaknaden av ett bra system göra det svårare att optimera arbetsflöden och utnyttja medarbetarnas tid effektivt. Utan data om arbetstid förlorar ledningen en viktig grund för att planera resurserna optimalt, vilket kan påverka produktiviteten.
Slutligen bör man inte underskatta de mjuka ekonomiska konsekvenserna såsom förlust av anseende. Om ett företag upprepade gånger bryter mot arbetstidsregler eller blir känt för att inte ta hand om medarbetarnas arbetsmiljö, kan det skada varumärket och göra det svårare att attrahera både kunder och talanger. I branscher med hög fackföreningstäckning kan bristande registrering också leda till fler tvister med fackföreningarna, vilket ofta slutar med dyra förlikningar eller rättsprocesser. Sammantaget kan en "besparingsåtgärd" genom att skjuta upp tidsregistrering visa sig bli riktigt dyr när man räknar in alla följdkostnader.
Förutom lagens långa arm och ekonomin finns det en rad praktiska konsekvenser av att inte implementera tidsregistrering. Först och främst står man utan dokumentation för de anställdas arbetstider. Det låter kanske abstrakt, men tänk på situationer där dokumentation är avgörande: till exempel om en medarbetare skadar sig på jobbet. I ett arbetsskadeärende kan det vara viktigt att kunna visa när och hur länge den berörda personen har arbetat, både med hänsyn till försäkringar och för att avgöra om arbetsmiljöregler (som vilotid) har följts före olyckan. Om ni inte har några registreringar står ni dåligt rustade att bevisa att ni inte har pressat medarbetaren utöver rimliga gränser. Bristfällig dokumentation kan således förvärra ärendets utfall för företaget eller fördröja ärendehanteringen.
Ett annat praktiskt problem är att utan ett system riskerar ni interna oenigheter och osäkerhet. Medarbetare kan bli osäkra på hur de ska registrera sin tid – eller om de överhuvudtaget får rätt lön för övertid. Det kan skapa frustration och misstro om det inte finns klara riktlinjer. Små missförstånd om arbetstid kan växa sig stora utan en gemensam referenspunkt. Till exempel kan en medarbetare anse sig ha arbetat mer än avtalat, medan ledningen kanske inte är medveten om det – utan registrering slutar en sådan situation lätt i en konflikt eller missnöje som kunde ha undvikits.
Dessutom kan bristande tidsregistrering ge operativa utmaningar i vardagen. Planering av bemanning, semester, övertid m.m. blir mer komplicerat utan ett samlat system. Ni slösar tid på manuella uppgifter eftersom ni inte har något automatiskt sätt att samla in data på. Det kan vara frestande att fortsätta med "som vi brukar" och tänka att det nog går – men ofta slutar det med att man spenderar mer tid på att trassla med tidrapporter, Excel-ark eller efterrationalisering än det skulle ta att få ett smart system igång. Med andra ord: Utan ett tidsregistreringssystem riskerar ni både oreda och tidsförlust i administrationen, vilket är ett praktiskt hinder för en effektiv arbetsdag.
Låt oss titta på några konkreta scenarier som illustrerar konsekvenserna av att inte följa arbetstidsreglerna och kravet på registrering:
Böter och föreläggande från myndigheterna: Föreställ dig att Arbetsmiljöverket kommer på besök. Ni har inget system, och det upptäcks att flera anställda arbetar utan att få sin tid registrerad. Myndigheten kan till exempel ge ett föreläggande om att omedelbart införa tidsregistrering och samtidigt utfärda böter för överträdelse av arbetstidsreglerna. Bötesnivån beror på omständigheterna, men även en mindre förstaförseelse kan kosta t.ex. 20-30.000 kr i böter. Om ni rättar till det snabbt kanske ni klarar er med bara föreläggande och vägledning – men det är fortfarande en stressande och störande upplevelse som lätt kunde ha undvikits.
Ersättningskrav från anställd (48-timmarsregeln): En anställd har haft mycket att göra och påstår efter några månader att han ofta har arbetat mer än 48 timmar i veckan i genomsnitt. Eftersom det inte finns någon systematisk registrering hos er kan ni inte visa upp exakta tidrapporter. Den anställde vänder sig till sin fackförening, som hjälper till att ställa krav på ersättning för överträdelse av 48-timmarsregeln. I en sådan tvist kommer domstolen vanligtvis att ta den anställdes ord för givet om företaget saknar dokumentation. Det kan sluta med att ni måste betala 25.000 kr till den anställde i ersättning för den period ni inte kan dokumentera. Samtidigt får ni besked om att införa ett system så att det inte upprepas. Oavsett vad är 25.000 kr ett betydande belopp – och pengarna kunde förmodligen ha finansierat ett tidsregistreringssystem många gånger om.
Dåligt fall vid arbetsolycka: En olycklig dag inträffar en arbetsolycka på er verkstad där en medarbetare blir allvarligt skadad sent på eftermiddagen. Arbetsmiljöverket och försäkringsbolaget undersöker ärendet. De begär dokumentation över den skadades arbetstid fram till olyckan, bland annat för att se om 11-timmarsregeln om vila har följts det föregående dygnet. Eftersom ni inte har fört arbetstidsregistrering kan ni inte visa upp dokumentation. Det visar sig senare att medarbetaren hade arbetat sent kvällsskift dagen innan och kom tidigt igen – möjligen i strid med vilotidsreglerna. Bristen på data gör det svårt att motbevisa, och det kan leda till en skärpt bedömning av ert ansvar. I värsta fall kan försäkringsbolaget minska ersättningen eller Arbetsmiljöverket ge en extra böter för brott mot vilotidsreglerna, utöver den tråkiga situation det redan är. Hade ni haft en ordentlig registrering kunde ni antingen ha förhindrat brottet – eller dokumenterat att ni faktiskt följde reglerna.
Administrativt kaos och spilltid: I ett hektiskt mindre företag utan tidsregistrering försöker ni hålla koll på arbetstid via tillit och hemmagjorda lösningar. Med tiden har olika medarbetare olika avtal: några skickar timmar via e-post, andra skriver ner dem på papper. När en senior medarbetare går på semester upptäcker ni att ingen har registrerat de extra timmar hon lade in före semestern. Ni måste använda en hel dag för att rekonstruera hennes schema genom att gräva i gamla kalendrar och projektanteckningar. Samtidigt är en annan medarbetare missnöjd eftersom han anser att han inte fått korrekt övertidsersättning förra månaden. Allt detta leder till stress och extra arbete för ledningen. Det är ett exempel på hur brist på system sparar tid här och nu, men kostar tid och huvudvärk senare. Ett digitalt system skulle ha gett en gemensam översikt och eliminerat dessa osäkerheter.
Dessa scenarier illustrerar att konsekvenserna både kan vara juridiska, ekonomiska och praktiska. Lyckligtvis finns det mycket man kan göra för att undvika att hamna i sådana situationer. Nyckeln är att börja med arbetstidsregistrering på ett smart sätt – och gärna innan det blir bråttom.
Det positiva är att lösningen på ovanstående utmaningar är enkel: Etablera en pålitlig tidsregistrering och en tydlig policy kring det. Om ni är osäkra på hur ni ska gå tillväga finns det hjälp att få. Här är några resurser och tips för att komma igång på rätt sätt:
Få koll på reglerna: Börja med att läsa på om det viktigaste kring lagkravet. Vi har samlat de vanligaste frågorna och svaren i vår FAQ om arbetstidsregistrering – här hittar ni information om vem som omfattas, vad som ska registreras och hur ni lagrar data m.m. Se även vår guide till obligatorisk tidsregistrering för en komplett översikt. Ju bättre ni förstår reglerna, desto tryggare kan ni navigera i dem.
Kom igång-guide: Det behöver inte vara svårt att införa tidsregistrering. Läs vår guide Så kommer ni igång med tidsregistrering, som steg för steg förklarar hur ni implementerar ett system på er arbetsplats. Guiden täcker allt från val av lösning, involvering av medarbetare, till hur ni skapar en enkel tidsregistreringspolicy för företaget. Med en plan i handen undviker ni överraskningar.
Välj rätt system: Det finns många sätt att registrera tid på – från enkla kalkylblad till avancerade digitala system. Valet beror på era behov. I blogginlägget Så väljer ni rätt tidsregistreringssystem går vi igenom fördelar och nackdelar med olika lösningar. Överväg faktorer som användarvänlighet, möjlighet till integration med lönesystem, mobilapp för medarbetarna osv. Ett bra system ska göra det enkelt för alla att registrera tid löpande, så att det inte blir en börda i vardagen.
Involvera medarbetarna: Kom ihåg att informera och utbilda era anställda när ni inför tidrapportering. Klargör att syftet inte är kontroll för kontrollens skull, utan att det är ett lagkrav och en säkerhet för deras rättigheter (vilket det ju också är). Ta gärna en dialog om hur tidrapporteringen kan ge alla en bättre överblick över arbetstiden och säkerställa exempelvis korrekt övertidsersättning. När medarbetarna förstår meningen och känner sig hörda, går implementeringen smidigare.
Genom att använda ovanstående resurser och råd kan ni relativt snabbt få kontroll över tidrapporteringen. Många företag är redan igång – och ju tidigare ni kommer med på tåget, desto mer förebygger ni risken för de olyckliga konsekvenser vi beskrev tidigare.
Avslutningsvis är det värt att nämna att ni inte behöver stå ensamma med uppgiften. EasyHours är skapad just för att hjälpa företag som ert tryggt genom denna omställning. EasyHours.se erbjuder en användarvänlig tidsregistreringsapp som automatiskt uppfyller alla lagkrav. Med EasyHours kan medarbetarna enkelt registrera sin arbetstid via dator eller smartphone, och ni som arbetsgivare får en komplett översikt. Systemet skickar till och med varningar om någon är på väg att överskrida vilotids- eller 48-timmarsreglerna, så att ni kan agera i tid och hålla er på rätt sida av lagen – utan stress och utan att behöva hålla koll manuellt.
Genom att välja en lösning som EasyHours eliminerar ni risken för böter och juridiska problem. Ni sparar också tid i administrationen: inga fler manuella inmatningar i Excel eller bortglömda lappar. Allt registreras automatiskt och lagras säkert i molnet i de föreskrivna 5 åren, redo för dokumentation om det någonsin skulle behövas. Samtidigt får ni värdefulla data som ni kan använda för att optimera driften och säkerställa att medarbetarnas tid används rätt. Det ger lugn i magen för både ledning och medarbetare.
Call-to-action: Är ni redo att göra tidrapportering enkelt och bekymmersfritt? Låt EasyHours hjälpa er på vägen. Besök EasyHours.se för att läsa mer och få en gratis provperiod. Ni är också välkomna att kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal – vi står redo att ge råd och se till att ni når målet säkert med den nya tidsregistreringslagen. Med EasyHours som partner kan ni tryggt fokusera på det ni är bäst på, med vetskapen om att arbetstiden registreras korrekt och att ni följer lagen till punkt och pricka. Gör det enkelt för er själva – och kom igång med EasyHours idag!