Integritetspolicy

EasyHours drivs av Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Schweiz ("EasyHours", "vi", "oss" eller "vår").

Du kan kontakta oss på Visa e-post för frågor om integritet, supportärenden eller begäranden som rör dina datarättigheter.

Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lämnar ut och skyddar personuppgifter i samband med EasyHours.

1. Omfattning

EasyHours är en tjänst för tidrapportering och personalhantering för företag. Den är avsedd för företag och deras behöriga användare, såsom ägare, administratörer, chefer, anställda och kioskanvändare.

När ett företag eller en arbetsgivare använder EasyHours för att hantera personaldata, tidposter, scheman, godkännanden eller platsbaserade närvarofunktioner är det företaget vanligtvis den part som bestämmer varför och hur dessa personaldata används. I sådana fall behandlar EasyHours i allmänhet dessa data för kundens räkning.

EasyHours behandlar även vissa uppgifter för egna ändamål, inklusive kontoadministration, autentisering, säkerhet, fakturering, support, bedrägeriförebyggande och tjänstekommunikation.

2. Personuppgifter vi samlar in

Beroende på hur tjänsten används kan vi samla in följande kategorier av personuppgifter:

a. Konto- och profildata

Detta kan omfatta namn, e-postadress, telefonnummer, språk, land, profilbild och uppgifter om kontokonfiguration.

b. Autentiserings- och säkerhetsdata

Detta kan omfatta engångskoder, verifieringsstatus, sessionsdata, data om uppdateringssessioner, installationsidentifierare, IP-adress, användaragent, enhetsmetadata, appversion samt säkerhets- eller missbruksförebyggande register.

c. Företags- och organisationsdata

Detta kan omfatta företagsnamn, företagslogotyp, företagets land, företagsinställningar, rolltilldelningar, ägaruppgifter, anslutningskoder eller anslutningsnycklar samt prenumerationsstatus.

d. Personal- och anställningsrelaterade data

Detta kan omfatta medarbetaridentifierare, avdelning, start- eller slutdatum, rollinformation, inställningar för arbetstid, övertidsrelaterade inställningar och andra personaladministrativa uppgifter som kunden anger.

e. Tidrapporterings- och närvarodata

Detta kan omfatta in- och utstämplingsposter, rastposter, manuella poster, anteckningar, status för tidrapporter, godkännandehistorik, tidsstämplar, tidszonsinformation, projekt- eller uppgiftsreferenser och relaterad revisionshistorik.

f. Platsdata

Om platsbaserade funktioner är aktiverade kan vi behandla koordinater för in- och utcheckning, platsrelaterade adresser, företagets platsregister, geofence-inställningar, relaterad platskontext och geokodningsdata som används för att översätta koordinater eller adresser till användbara kart- eller platsregister.

g. Filer och media

Detta kan omfatta avatarer, företagslogotyper, bilagor till tidposter, filnamn, filstorlekar, lagringsnycklar och relaterade metadata för objektlagring.

h. Fakturerings- och transaktionsdata

Detta kan omfatta kontaktuppgifter för fakturering, plan- och prenumerationsuppgifter, antal platser, betalningsrelaterade metadata, faktureringsinformation och skatterelaterad information. Betalkortsuppgifter behandlas normalt av vår betalningsleverantör i stället för att lagras av oss.

i. Aviserings- och enhetsdata

Detta kan omfatta push-token, påminnelseinställningar, data i aviseringsinkorg, leveransstatus, uppgifter om e-postinställningar, administratörsvarningar och leveransidentifierare för mobilplattformar som används för Apple- eller Android-pushnotiser.

j. Support- och kommunikationsdata

Detta kan omfatta meddelanden som du skickar till oss, supportärenden och annan kommunikation som rör tjänsten.

3. Källor till personuppgifter

Vi kan få personuppgifter:

• direkt från dig;
• från kundorganisationen som skapade eller hanterar din åtkomst till EasyHours;
• från andra behöriga användare inom samma kundkonto;
• från din webbläsare, enhet eller ditt operativsystem;
• från leverantörer av betalning, e-post, kartor, lagring, hosting och aviseringar; och
• från säkerhets- och bedrägeriförebyggande kontroller som utförs i samband med tjänsten.

4. Hur vi använder personuppgifter

Vi använder personuppgifter för att:

• tillhandahålla, driva, underhålla och säkra tjänsten;
• skapa och hantera konton och företagsarbetsytor;
• autentisera användare och hantera sessioner;
• behandla tidrapportering, tidrapporter, godkännanden, scheman, ledighetsrelaterade register, rapporter och analyser;
• stödja arbetsflöden för kiosk och delade enheter;
• möjliggöra plats- och geofence-funktioner där de har konfigurerats;
• hantera prenumerationer, fakturering, skatter och relaterad administration;
• skicka tjänstemeddelanden, påminnelser, transaktionsmejl och supportkommunikation;
• upptäcka, förebygga och utreda bedrägeri, missbruk, felaktig användning och säkerhetsincidenter;
• följa rättsliga skyldigheter och tillämpa våra villkor; och
• förbättra tjänstens tillförlitlighet, prestanda och användbarhet.

5. Rättsliga grunder

När dataskyddslagstiftning kräver en rättslig grund förlitar vi oss på en eller flera av följande, beroende på sammanhanget:

• fullgörande av ett avtal eller åtgärder som vidtas innan ett avtal ingås;
• berättigade intressen, såsom att driva en säker och tillförlitlig tjänst, förebygga missbruk, stödja kunder och förbättra tjänsten;
• efterlevnad av rättsliga skyldigheter; och
• samtycke, där det krävs, till exempel för vissa enhetsbehörigheter eller icke-nödvändiga cookies eller tekniker.

6. Roller som personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

EasyHours agerar inte i en enda roll för all behandling.

EasyHours som personuppgiftsansvarig

EasyHours agerar som personuppgiftsansvarig för uppgifter som vi använder för våra egna affärsändamål, inklusive:

• kontoskapande och kontoadministration;
• inloggning, autentisering och säkerhet;
• fakturering, prenumerationshantering och betalningsadministration;
• kundsupport och tjänstekommunikation;
• förebyggande av bedrägeri, förebyggande av missbruk och rättslig efterlevnad; och
• intern tjänsteförbättring och operativ administration.

EasyHours som personuppgiftsbiträde

EasyHours agerar i allmänhet som personuppgiftsbiträde när en kund använder tjänsten för att lagra, hantera eller analysera personaldata för kundens organisations räkning, inklusive:

• medarbetarregister;
• tidposter och tidrapporter;
• scheman och godkännanden;
• bilagor som laddas upp av kunden eller behöriga användare; och
• plats- eller geofence-data som behandlas som en del av kundkonfigurerade arbetsflöden för närvaro.

Om du är anställd eller arbetstagare vars uppgifter behandlas genom EasyHours av din arbetsgivare eller organisation är din arbetsgivare eller organisation vanligtvis den primära kontaktpunkten för frågor om dessa personaldata.

7. Plats och personalövervakning

Plats- och geofence-funktioner är valfria produktfunktioner. Om en kund aktiverar dem, och om den berörda användaren eller enheten ger de nödvändiga behörigheterna, kan EasyHours behandla platsdata i samband med arbetsflöden för närvaro.

Kunder ansvarar för att använda dessa funktioner på ett lagligt sätt, inklusive att lämna de meddelanden på arbetsplatsen som krävs, fastställa lämpliga interna policyer och säkerställa att deras användning av övervaknings-, närvaro- och platsverktyg följer tillämpliga anställnings-, arbetsrätts-, arbetsplats- och integritetslagar.

8. Delning av personuppgifter

Vi kan dela personuppgifter med:

a. Den relevanta kunden och dess behöriga användare

Om du använder EasyHours via ett företags- eller arbetsgivarkonto kan dina uppgifter vara synliga för den kunden och för de behöriga användare som kunden utser, med förbehåll för kundens konfiguration och behörigheter.

b. Tjänsteleverantörer och underbiträden

Vi kan dela data med leverantörer som hjälper oss att driva tjänsten, såsom leverantörer för:

• hosting, databasinfrastruktur, objektlagring, backuplagring, katastrofåterställning och relaterad teknisk drift;
• e-postleverans;
• betalningar, prenumerationer, fakturering och faktureringsadministration;
• analys och mätning av produktanvändning;
• kartor och geokodning;
• pushnotiser; och
• säkerhet, loggning och supportdrift.

Dessa leverantörer kan, där det är tillämpligt, omfatta:

• Hetzner, som vi använder för applikationshosting, databasinfrastruktur, objektlagring, backup och relaterad infrastrukturdrift. Vår primära applikationsinfrastruktur, databas och objektlagring finns i Tyskland.
• Backblaze, som vi använder för backuplagring och säkerhetskopior relaterade till katastrofåterställning. Vi använder för närvarande Backblaze's EU Central-region för dessa backuper.
• Resend, som vi använder för leverans av transaktions- och supportmejl. Detta kan innebära behandling av e-postadresser, meddelandeinnehåll och relaterade leveransmetadata.
• Stripe, som vi använder för betalningshantering, prenumerationer, fakturering och faktureringsadministration. Betalkortsuppgifter behandlas i allmänhet direkt av Stripe i stället för att lagras av oss.
• PostHog, som vi använder för analys och mätning av produktanvändning. Där vi har konfigurerat det kan detta omfatta analysdata för webbplats eller produkt. Vi använder för närvarande PostHog's EU-molnregion.
• Google Maps Platform, som vi använder för kart- och geokodningsrelaterade funktioner. Detta kan innebära behandling av adresser, koordinater och relaterade platsuppslagsdata.
• Apple Push Notification service (APNs), som vi använder för att leverera pushnotiser till Apple-enheter.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), som vi använder för att leverera pushnotiser till Android-enheter.
• andra leverantörer som vi från tid till annan kan använda för säkerhet, loggning och operativ support.

c. Professionella rådgivare och parter i företagstransaktioner

Vi kan dela data med jurister, revisorer, granskare, försäkringsgivare eller i samband med en fusion, ett förvärv, en finansiering, en omstrukturering eller en försäljning av hela eller delar av vår verksamhet.

d. Utlämnande av rättsliga skäl eller säkerhetsskäl

Vi kan lämna ut data när vi rimligen anser att utlämnande är nödvändigt för att följa lag, förordning, rättsligt förfarande, laglig myndighetsbegäran eller för att skydda rättigheter, säkerhet eller trygghet.

9. Internationella överföringar

EasyHours kan behandla personuppgifter i Schweiz och i andra länder där vi eller våra tjänsteleverantörer är verksamma.

Vår primära hostinginfrastruktur, databas och objektlagring finns i Tyskland. Vi använder för närvarande Backblaze's EU Central-region för backuplagring. Vissa av våra andra tjänsteleverantörer kan behandla eller få åtkomst till data från andra jurisdiktioner beroende på hur deras tjänster levereras och supporteras.

När tillämplig lag kräver det använder vi lämpliga skyddsåtgärder för internationella överföringar, såsom avtalsmässiga skydd, personuppgiftsbiträdesavtal och standardavtalsklausuler eller liknande erkända överföringsmekanismer.

10. Lagringstid

Vi behåller personuppgifter så länge som det rimligen är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy, inklusive för att tillhandahålla tjänsten, följa rättsliga skyldigheter, lösa tvister, tillämpa avtal, upprätthålla säkerhet och föra lämpliga affärsregister.

I allmänhet:

• konto- och profildata sparas så länge det relevanta kontot är aktivt och under en rimlig period därefter;
• säkerhets- och autentiseringsloggar sparas så länge som det rimligen är nödvändigt för säkerhet, bedrägeriförebyggande, felsökning och revisionsändamål;
• personal-, tidrapporterings- och närvarodata sparas i allmänhet enligt kundens instruktioner och våra avtalsmässiga och rättsliga skyldigheter;
• fakturerings- och skatteregister kan sparas under längre perioder där lag eller redovisningsstandarder kräver det; och
• säkerhetskopior kan finnas kvar i rullande backuper under en begränsad period innan de skrivs över eller raderas.

11. Cookies och liknande tekniker

EasyHours använder cookies och liknande tekniker för ändamål såsom:

• autentisering och sessionshantering;
• säkerhet och bedrägeriförebyggande;
• funktionalitet för kiosksessioner;
• språk- eller gränssnittsinställningar;
• tjänstens tillförlitlighet och tekniska drift; och
• analys där vi har konfigurerat analysfunktioner.

EasyHours använder för närvarande PostHog för analysrelaterad mätning. Beroende på hur analysen är konfigurerad kan detta innebära cookies eller liknande tekniker som används för att mäta användning av webbplatsen eller produkten.

Om vi använder icke-nödvändiga cookies eller liknande tekniker där samtycke krävs kommer vi att begära detta samtycke genom en lämplig samtyckesmekanism och uppdatera denna integritetspolicy vid behov.

12. Säkerhet

Vi använder rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder som är utformade för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, missbruk, ändring eller utlämnande.

Ingen metod för överföring eller lagring är dock helt säker, och vi kan inte garantera absolut säkerhet.

13. Dina rättigheter

Beroende på var du befinner dig och vilka lagar som gäller kan du ha rättigheter i förhållande till dina personuppgifter, såsom rätten att:

• få tillgång till dina uppgifter;
• rätta felaktiga uppgifter;
• begära radering av uppgifter;
• invända mot eller begränsa viss behandling;
• begära dataportabilitet för vissa uppgifter; och
• återkalla samtycke när behandlingen grundas på samtycke.

För att utöva dina rättigheter, kontakta Visa e-post.

Om EasyHours behandlar dina uppgifter för din arbetsgivares eller en annan kunds räkning bör du normalt kontakta den organisationen först. Vi kan hjälpa vår kund att besvara din begäran där det krävs.

14. Klagomål

Om du har frågor eller invändningar om hur vi hanterar personuppgifter, kontakta oss först på Visa e-post.

Beroende på vilken lag som gäller kan du även ha rätt att lämna in ett klagomål till behörig dataskyddsmyndighet, inklusive den schweiziska federala dataskydds- och informationskommissionären (FDPIC) eller din lokala tillsynsmyndighet.

15. Barns uppgifter

EasyHours är avsett för företagsanvändning och riktar sig inte till barn. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter direkt från barn genom konsumentinriktad användning av tjänsten.

16. Ändringar av denna integritetspolicy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan.

När vi gör det publicerar vi den uppdaterade versionen i eller via tjänsten och uppdaterar datumet "Senast uppdaterad" ovan. Väsentliga ändringar kan också meddelas via tjänsten eller via e-post där det är lämpligt.

17. Kontakt

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Schweiz

E-post: Visa e-post