Gratis schemamallar för arbetsschema och skiftschema
Planera vem som jobbar när med ett veckoschema för hela laget eller ett månadsschema för skiftgång. Båda öppnas i Excel och finns som utskriftsklar PDF, utan registrering. Under mallarna hittar du tips för att lägga ett rättvist schema och reglerna i arbetstidslagen som du bör kolla innan du lägger ut det.
Arbetsschema per vecka
Hela arbetslaget på ett blad för en vecka. Varje person får en rad och varje dag en start- och sluttid, och Excel summerar de planerade timmarna per person så att du ser övertid innan veckan börjar.
- En rad per anställd, måndag till söndag
- Start- och sluttid för varje pass
- Planerade timmar per person
Passar bäst för · Byggen, fastighetsskötsel och städlag där passen ändras från vecka till vecka
I EasyHours · Du lägger veckans schema en gång, publicerar det i allas mobiler och låter personalen byta pass i appen i stället för via sms.
Månadsschema för skift
En hel månad på en sida med en kort passkod per person och dag, till exempel dag, natt eller ledig. Passar för treskift och rullande scheman där rytmen syns först när du ser flera veckor samtidigt.
- Hela månaden i en överblick
- Passkoder för dag, natt och ledigt
- Utskriftsklar PDF, även för 2027
Passar bäst för · Treskift, rullande schema och jourlistor
I EasyHours · Schemat ligger bredvid instämplingarna, så du ser planerad och faktisk tid för varje pass.
Så lägger du ett schema som håller
Ett bra arbetsschema täcker varje pass med rätt personer, fördelar de obekväma passen rättvist och håller sig inom reglerna för vila. Stegen nedan fungerar lika bra på bygget som i fastighetsskötsel, städ och tillverkning.
Börja med behovet, sätt in namnen sist
Skriv först upp hur många som behövs på varje pass, vilken behörighet eller kompetens passet kräver och på vilken arbetsplats det är. Fyll sedan i namnen och börja med det som redan är bestämt, som beviljad semester och utbildningsdagar.
- Lägg in semester och annan frånvaro först så att ingen schemaläggs när de är lediga
- Rotera helger, nätter och röda dagar så att det inte alltid blir samma personer
- Jämför varje persons planerade timmar med avtalad arbetstid och övertidsgränsen
- Lägg ut schemat i god tid och håll ändringarna till ett minimum
Vad arbetstidslagen säger om vila och schemaändringar
Enligt arbetstidslagen (1982:673) ska arbetstagare ha minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under varje period om 24 timmar (13 §) och minst 36 timmars sammanhängande veckovila under varje period om sju dagar (14 §). Ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning ska enligt 12 § meddelas minst två veckor i förväg, om inte arbetets art eller oförutsedda händelser kräver annat.
Många kollektivavtal har egna regler om schema och varsel som ersätter lagen, så kolla vad som gäller i ert avtal.
Planerad tid är inte arbetad tid
Schemat visar vad som skulle hända. Lönen behöver det som faktiskt hände: sena starter, tidiga slut, bytta pass och övertid. Håll schema och tidrapporter sida vid sida och jämför planerad med arbetad tid innan varje lönekörning.
Frågor om schemamallen
Är schemamallen gratis?+
Ja. Både vecko- och månadsschemat kan laddas ner gratis i Excel och PDF, utan registrering. Du kan ändra kolumner, lägga till logga och spara en egen kopia.
Fungerar mallen i Google Sheets?+
Ja. Ladda upp .xlsx-filen till Google Drive och öppna den i Google Kalkylark. Layout och summor följer med, så du kan dela schemat med arbetsledarna där.
Hur långt i förväg måste schemat läggas ut?+
Arbetstidslagen säger att ändringar i arbetstidens förläggning ska meddelas minst två veckor i förväg, om inte arbetets art eller något oförutsett kräver annat. Kollektivavtal har ofta egna regler. Det här är allmän information, inte juridisk rådgivning.
Vilken mall passar för treskift?+
Månadsschemat. Treskift och rullande scheman upprepas över flera veckor, så du behöver se hela månaden för att kontrollera att varje pass är bemannat och att alla får sin vila.
Vad är skillnaden mellan schema och tidrapport?+
Schemat är planen du lägger ut innan veckan börjar. Tidrapporten visar de timmar som faktiskt arbetades, med sena starter och övertid. Du behöver båda: schemat för att bemanna jobbet och tidrapporten för lönen.
När räcker inte Excel längre?+
Oftast när du schemalägger flera arbetsplatser, när passbyten sköts i sms-trådar eller när du lägger lönedagen på att jämföra schemat med papperstidrapporter. Då sparar en app som sköter både schema och instämpling mest tid.
Lägg ut schemat och få in tiderna på samma ställe
I EasyHours lägger du veckans schema, publicerar det i personalens mobiler och låter dem byta pass. När de stämplar in ser du planerad mot faktisk tid, och attesterade tidrapporter exporteras till lönen.